ديوان الملف المهني
أمين Amin
الحسابات والإدارة المالية
أمين بينظم الصورة المالية اليومية: الفواتير والمدفوعات والمصروفات والتحصيل. يساعدك تشوف المستحق والمتأخر، وتفهم حركة الأرقام من تقارير واضحة. يعتمد على المستندات والبيانات المسجلة، ويترك الاعتماد المالي لصاحب الصلاحية.
«كل رقم له مستند، وكل مستحق له متابعة.»
هذا الملف يوضح الدور وقدراته. التنفيذ الفعلي مرتبط بتهيئة نظام شركتك، والبيانات والأدوات المتصلة، والصلاحيات والإضافات المفعّلة.
المهام والمسؤوليات
الفواتير الداخلية
يجهز الفواتير والإيصالات من بيانات وأسعار معتمدة، ويتابع إرسالها وفق قواعد الشركة.
تسجيل المدفوعات
ينظم المدفوعات ويربطها بالمستندات والفواتير المتاحة، ويبيّن أي بيانات ناقصة للمراجعة.
المصروفات والتصنيف
يسجل المصروفات ويصنفها حسب البنود والمستندات، ويحافظ على أثر التعديلات.
متابعة التحصيل
يرتب المستحقات ومواعيدها، ويجهز تذكيرات السداد وتقارير المتأخرات.
ملخصات مالية
يلخص الإيرادات والمصروفات والتحصيل والسيولة الأولية بحسب اكتمال البيانات المتاحة.
تنبيهات ومراجعة
يلفت النظر للتأخير أو المصروفات غير المعتادة أو التناقضات، ويرفع ما يحتاج قرارًا للمدير.
إيه اللي تستلمه؟
مخرجات متوقعة حسب المهمة والبيانات المتاحة، وتُراجع قبل الاعتماد عند الحاجة.
- فواتير وإيصالات داخلية
- كشف مستحقات ومتأخرات
- ملخص إيرادات ومصروفات
- قائمة فروق ومستندات تحتاج مراجعة
مثال من يوم الشغل
مثال توضيحي لطلب من المدير
راجع فواتير الشهر وقولي إيه لسه متحصلش.
- يقارن الفواتير بسجلات الدفع والمستندات المتاحة.
- يصنف المستحق والمتأخر وما يحتاج إثباتًا أو مراجعة.
- يسلم كشف تحصيل وخطة تذكير وفق سياسة الشركة.
علشان يبدأ الشغل معاك
المعلومات المطلوبة
- بيانات الشركة وقوالب الفواتير
- أرصدة ومستندات ومصروفات معتمدة
- سياسة التحصيل وحدود الوصول للبيانات المالية
الأدوات وطريقة التواصل
ملفات الشركة ونظام العملاء والتقويم والبريد أو أدوات العمل المناسبة للدور، بعد ربطها ومنح الصلاحيات. التواصل بالعربي وبالمصطلحات المناسبة لشغلك عبر محادثة ديوان والقنوات المفعّلة، زي واتساب وتيليجرام وغيرها.
الصلاحيات والقرارات
- لا يحول أموالًا أو يعتمد استردادًا أو خصمًا من نفسه؛ الإجراءات المالية مرتبطة بالتفويض والمستندات.
- الفاتورة الداخلية ليست تلقائيًا فاتورة ضريبية إلكترونية؛ الربط الضريبي والمحاسبي إضافة منفصلة غير متاحة حاليًا.
- التقارير مبنية على اكتمال وصحة البيانات، والمراجعة الضريبية والاعتماد النهائي عند المحاسب المختص.
الإضافات المرتبطة بالدور
الإضافات مستقلة عن الدور الأساسي، وتحتاج الشراء والتهيئة حسب حالتها. وجود الموظف لا يعني تفعيل كل إضافة.
الربط الضريبي والمحاسبي
ربط جهة ضريبية أو نظام محاسبي رئيسي ومزامنة الفواتير والمدفوعات.